Besonderes elektronisches Anwaltspostfach (beA)

Das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) ist ein sicheres System zur elektronischen Kommunikation zwischen Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten und anderen Akteuren des elektronischen Rechtsverkehrs (ERV).

Nach § 31a Abs. 6 BRAO ist jede Rechtsanwältin und jeder Rechtsanwalt seit dem 01.01.2018 zur passiven Nutzung verpflichtet. Dies bedeutet, dass die für die Nutzung des besonderen elektronischen Anwaltspostfaches erforderlichen technischen Einrichtungen vorzuhalten und Zustellungen über das besondere elektronische Anwaltspostfach zur Kenntnis zu nehmen sind.

Die Pflicht, aktiv am elektronischen Rechtsverkehr teilzunehmen und den Gerichten nur noch auf elektronischem Wege Dokumente zuzusenden, gilt spätestens ab dem 01.01.2022. Im Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs (ERV-FördG) befindet sich eine Option für die Länder, den Zeitpunkt der aktiven Nutzungspflicht ganz oder teilweise auf den 01.01.2020 oder 01.01.2021 vorzuziehen (Art. 24 Abs. 2). Weitere Informationen hierzu erhalten Sie auf den Internetseiten der BRAK.

Über aktuelle Entwicklungen in Hessen werden wir über unseren Internetauftritt und per Newsletter informieren.

Eine ausführliche Anleitung und weitere Informationen rund um das besondere elektronische Anwaltspostfach finden Sie auf der Internetseite https://portal.beasupport.de .

Seit dem 02.06.2020 ist das beA-Service Desk, die zentrale Anlaufstelle für alle Fragen rund um das beA, unter folgenden Kontaktdaten erreichbar:

Telefon: 030-21787017
E-Mail: servicedesk@beasupport.de
Service-Portal: portal.beasupport.de

 Die Rechtsanwaltskammer weist auf den Supportwegweiser der BRAK hin, da eine Auswertung von Serviceanfragen in der Vergangenheit gezeigt hat, dass häufig der falsche Ansprechpartner adressiert wird.

Aktuelle Informationen erhalten Sie hier

Die aktive Nutzungspflicht im elektronischen Rechtsverkehr wird für Rechtsanwälte und Rechtsanwältinnen zum
1. Januar 2022 eingeführt. Ab diesem Zeitpunkt besteht die Verpflichtung, den Gerichten Dokumente ausschließlich elektronisch zu übermitteln.

Bereits seit dem 01. Januar 2018 gilt die sogenannte „passive Nutzungspflicht“. Demnach sind Rechtsanwälte und Rechtsanwältinnen nach § 31a Abs. 6 BRAO verpflichtet, als Inhaber/in eines besonderen elektronischen Anwaltspostfachs die für die Nutzung erforderlichen technischen Einrichtungen vorzuhalten sowie Zustellungen und den Zugang von Mitteilungen über das besondere elektronische Anwaltspostfach zur Kenntnis zu nehmen.

Zur Information hat die Bundesrechtsanwaltskammer (BRAK) einen Flyer erstellt. Dieser Flyer gibt einen Überblick, welches Zubehör für die Nutzung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs (beA) in jedem Fall benötigt wird und wie das beA-Postfach erstmals in Betrieb genommen werden kann. (Stand 6/2021)

Um der passiven Nutzungspflicht zu entsprechen und für die aktive Nutzungspflicht gerüstet zu sein, bitten wir alle Mitglieder, die beA-Erstregistrierung ggf. zeitnah nachzuholen.

 

Die Bundesnotarkammer informierte die regionalen Rechtsanwaltskammern darüber, dass bisher nur ca. 56 % der Inhaberinnen und Inhaber einer Signaturkarte einen Fernsignaturantrag gestellt haben. Für 25 % der eingegangenen Anträge konnte bislang kein Signaturzertifikat erstellt werden. Dies liegt daran, dass ein großer Anteil derzeit nicht prüfungsreif ist, da seitens der Karteninhaberinnen und -inhaber Dokumente (Ausweisdokumente, Promotionsurkunden, Identifizierungen bei Namensänderungen etc.) fehlen.

Die Bundesnotarkammer ist aktuell dabei, diese Fälle zu analysieren und zu prüfen, ob es noch Möglichkeiten gibt, eine vereinfachte Prüfung durchzuführen. Gleichwohl bleibt es dabei, dass auch die Anzahl der Fernsignaturanträge weit hinter der bisherigen Zahl der Signaturkarten zurückbleibt.

Die Bundesrechtsanwaltskammer hat daher im beA-Newsletter 11/2022 vom 22. Dezember 2022 noch einmal auf den Link und die wichtigen Informationen zur Beantragung der Fernsignatur hingewiesen und alternativ auf die Möglichkeit der Nutzung von kartengebundenen Signaturverfahren anderer Hersteller aufmerksam gemacht.

Selbstverständlich ist es auch weiterhin möglich, den sicheren Übermittlungsweg zur wirksamen Einreichung von elektronischen Dokumenten zu nutzen. Dafür ist keine qualifizierte elektronische Signatur, sondern nur die höchstpersönliche Anmeldung und Versendung des elektronischen Dokuments erforderlich.

Die Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Beantragung der Fernsignatur finden Sie hier.

Weitere Informationen zum Thema Kartentausch finden Sie hier.

Bitte beachten Sie dort vor allem auch den Abschnitt „Wichtige Informationen“.

Insbesondere weist die Zertifizierungsstelle darauf hin, dass für die Erstellung eines Fernsignaturzertifikats ein aktuelles Ausweisdokument erforderlich ist. Falls Nutzerinnen und Nutzer seit Ausstellung des letzten Zertifikats einen Personalausweis erhalten haben, können sie diesen über die eID-Funktionalität ihres Ausweises auslesen lassen. Es ist dann keine Zusendung einer Ausweiskopie an die Zertifizierungsstelle notwendig und der Antrag kann schneller bearbeitet werden.

Die BRAK hat uns darüber informiert, dass die Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer am 3. April 2023 alle noch gültigen beA-Karten der alten Generation gesperrt hat. Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte, die ihre neuen beA-Karten noch nicht im System hinterlegt haben und auch keine anderen Zugangsmittel für Vertretungen oder Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aktiviert haben, können nun ohne Entkopplung und Neuregistrierung nicht mehr auf ihr Postfach zugreifen.

Um die Entkopplung der Postfächer zu erleichtern und das Supportaufkommen möglichst niedrig zu halten, wurden diejenigen Kolleginnen und Kollegen, die noch keine neue beA-Karte oder andere Zugangsmittel in ihrem Postfach hinterlegt hatten, per beA-Nachricht am 23. März 2023 darüber informiert, dass Wesroc nach der Sperrung der beA-Karten der alten Generation am 3. April 2023 die Postfächer, auf die nach der Sperrung nicht mehr zugegriffen werden kann, in einem automatisierten Verfahren zurücksetzen werde. Mit der Rücksetzung hat Wesroc am 3. April 2023 nachmittags begonnen und die Rücksetzung in den frühen Abendstunden abgeschlossen.

Alle betroffenen Kolleginnen und Kollegen haben eine E-Mail an die im Postfach hinterlegte E-Mail-Adresse erhalten, in der sie darauf hingewiesen wurden, dass nunmehr eine Neuregistrierung ihres Postfachs mit der neuen beA-Karte erforderlich ist. Hinweise auf Schritt-für-Schritt-Anleitungen und das Video-Tutorial zur Registrierung sind ebenfalls mit dieser E-Mail versandt worden.

Zu einer Anleitung für die nach o.g. Umständen erforderliche Neuregistrierung im Postfach mit der neuen beA-Karte gelangen Sie unter dem folgenden Link:

Erneute Erstregistrierung (Rechtsanwalt) nach Entkopplung (beasupport.de)

Soweit Sie die neue beA-Karte und/oder den dazugehörigen neuen PIN-Brief noch nicht erhalten haben, wenden Sie sich bitte an den beA-Karten-Support der Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer unter folgendem Link:

https://zertifizierungsstelle.bnotk.de/kontakt

Der FFi-Verlag hat die Fachinfo-Broschüre „beA kompakt – fit für die aktive Nutzungspflicht“ veröffentlicht. Zur Vorbereitung auf die aktive Nutzungspflicht ab 01.01.2022 erläutert beA-Expertin Ilona Cosack in zehn Kapiteln den effektiven und gleichzeitig rechtskonformen Umgang mit dem Postfach; im Einzelnen:

  • Technische Voraussetzungen
  • Empfangen und Versenden von Nachrichten
  • Elektronische Empfangsbekenntnisse und Signaturen
  • Nachrichtenexport
  • Rechtevergabe für Mitarbeitende und Vertretung
  • Vorgehen bei technischen Problemen

Die Fachinfo-Broschüre steht hier zum Download bereit.

 

Seit August 2023 tauscht die Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer beA-Mitarbeitendenkarten gegen Karten der neuesten Generation. Bis Ende Oktober wurden bereits ca. 2.000 beA-Mitarbeitendenkarten getauscht. Zum Hintergrund und Ablauf des Tauschverfahrens berichteten wir in BRAK-Magazin 4/2023, 10 f.

Aus gleichem Grund, wie bei den beA-Karten für Anwältinnen und Anwälte und für Mitarbeitende, müssen auch die beA-Software-Zertifikate ausgetauscht werden. Einerseits läuft die Gültigkeit der ausgegebenen Software-Zertifikate aus, andererseits sollen auch die nicht unmittelbar ablaufenden Zertifikate zeitnah ausgetauscht werden, um auf eine zukunftssichere Schlüssellänge zu wechseln. Die Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer wird deshalb den Austausch der im Einsatz befindlichen beA-Software-Zertifikate noch in diesem Jahr ermöglichen.


Für einen Austausch erhalten Inhaberinnen und Inhaber von beA-Software-Zertifikaten ab dem 20.11.2023 die Möglichkeit, über das Kundenportal der Zertifizierungsstelle neue Zertifikate zu erstellen. Sofern Sie an einem oder mehreren Ihrer Software-Zertifikate keinen Bedarf mehr haben, können Sie das zugrundeliegende Vertragsverhältnis ebenfalls über Ihr Kundenportal kündigen.


Sobald die Möglichkeit zum Austausch Ihrer Zertifikate bereitsteht, werden Sie von der Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer per beA-Nachricht informiert. Zudem finden Sie alle Informationen auf der Webseite der Zertifizierungsstelle zum Tausch der beA-Software-
Zertifikate
. Insbesondere wird der Ablauf des Tauschprozesses erläutert, aber auch dargestellt, was Sie tun können, wenn Sie eines oder mehrere Ihrer beA-Software-Zertifikate nicht mehr benötigen. Neben häufigen Fragen zum Prozess finden Sie auch weiterführende nützliche Links, bspw. die Onlinehilfe des Kundenportals der Bundesnotarkammer, welche ab dem 20.11.2023 verfügbar sein wird, sowie die Anleitung des beA-Anwendersupports zur Aktivierung Ihres Zertifikats.

Der beA-Anwendersupport der BRAK teilt mit, dass auch mit BAG-Karten nicht automatisch ein Zugriff auf das BAG-Postfach gegeben ist. Nachdem die Karten/PIN vorliegen und die Zulassung erfolgt ist, muss zuerst mit dieser Karte eine Erstregistrierung für Postfachbesitzer erfolgen. Erst danach ist - mit dieser Karte - ein Zugriff auf das Postrfach gegeben und es können Rechte und Rollen an Dritte, ggf. auch an die gesetzlichen Vertreter, vergeben werden.

In Supportfällen hat sich herausgestellt, dass die gesetzlichen Vertreter nach dem Erhalt der Karten diese ihrem persönlichen Profil zugeordnet hatten. Damit hatten diese zwar einen weiteren Sicherheitstoken für die eigene Anmeldung zur Verfügung, ein Zugriff auf das BAG-Postfach war damit natürlich nicht verbunden.

Beachten Sie auch die Informationen zur Einführung des Gesellschaftspostfachs und die Erläuterungen zur Rechte-/Rollenvergabe im BAG-Postfach im Serviceportal des beA-Anwendersupports.